現在では、履歴書を含む応募書類をデータで応募先に送信する応募方法も増えています。しかしながら一方で、応募書類の郵送を応募手段として指定する企業も非常に多いです。
応募書類を郵送する際には必ず守るべきルールやマナーがある事実を知っていますか？応募書類の送付方法を理解していなければ、履歴書や職務経歴書の内容に関係なく採用に悪い影響を与える可能性があるでしょう。
今回の記事では、履歴書を郵送する方法やマナーについて詳しくまとめました。就活や転職活動をしている方は、ぜひ参考にしてください。
履歴書を郵送する流れ
まずは、履歴書を郵送する基本的な流れを説明します。応募書類の郵送の流れは、一般的な郵便物送付の流れと同様ですが、注意点を意識しながら進めてください。
封筒を用意する
最初に、履歴書を入れる封筒を用意します。履歴書に折り目が付かないように、定形外の封筒を用意すると良いでしょう。履歴書の封筒は、履歴書と一緒にセットで販売されている場合もあります。
また、郵送過程でシワや折れが発生しないために、応募書類は全てまとめて透明のクリアファイルに入れてください。
封筒のサイズは、一般的な履歴書が二つ折りの状態でB5サイズかA4サイズになることから、角形A4号または角形2号を選択します。履歴書を小さく折り畳むと読みにくいため、長形封筒は避けるべきでしょう。
封筒の色は、爽やかな印象になる「白」がおすすめです。さらに、中身が透けないように適度な厚さがあるものが最適です。
このように応募書類を郵送する封筒は、家にあるもので済ますのではなく、履歴書の送付に最適なものを厳選してください。
封筒に書く
封筒の表面に油性のペンで宛先を書いていきます。
宛先が、会社宛＋部署宛の場合は住所に続いて「会社名部署名＋御中」、採用担当者の個人宛の場合は「会社名部署名個人名＋様」を記載します。
住所や社名は略さないでください。決して、株式会社や有限会社を（株）（有）と書いてはいけません。
また、封筒表面の左下部分には赤文字で「応募書類在中」と記入してください。それは応募書類が入った封筒であることが、手にした人に一目で分かるようにするためです。
最後に、封筒の裏面に自分の住所と氏名を書いてください。
切手を貼って送る
封筒表面の左上部分に切手を真っ直ぐに貼り付けます。切手は場にそぐわないデザインを避け、一般的なタイプを選択すると良いでしょう。
切手を貼る作業は簡単なものですが、曲がっていると応募書類そのものが雑な印象になってしまうため、注意してください。
履歴書を郵送する際のマナー
履歴書を郵送する際には守るべきマナーがあります。マナーが守られていなければ、応募者の印象まで悪いものになってしまうでしょう。履歴書郵送時のマナーは、事前に把握しておきましょう。
送付状の書き方
応募書類を企業に郵送する際には送付状を同封します。送付状の例文やフォーマットはインターネットで手に入ります。
基本的には、送付状には以下の項目を記載してください。
・応募書類の送付年月日
・宛名
・自分の名前・連絡先・住所
・頭語と時候の挨拶
・本文と簡潔な自己PR
・面接の機会を得たいという一言
・結語
・同封書類の内容
・以上
また、送付状は採用担当者が封筒を開封した時に、最初に目に入る順番で入れてください。封筒に入れる応募書類の正しい順番は上から見て以下の通りです。
1.送付状
2.履歴書
3.職務経歴書
4.その他の書類があれば添付
封筒を開き、封筒の中から応募書類を取り出すタイミングで、担当者に与える印象にも注意を払うことが大切です。
関連記事：【履歴書の送付状（添え状）】PCで作る横書きと手書きの縦書きを解説
必着と消印有効を正しく理解する
応募書類には締め切りがあり、大半の応募要項には応募締め切りについての記載があります。応募締め切りの記載方法でよく使用される「必着」と「消印有効」には次のような意味があります。
◯月◯日必着：指定された日付までに応募先まで応募書類が届かなければいけない
◯月◯日消印有効：指定された日付までに応募書類に消印が押されている場合は受け付け可能
つまり、「12月1日必着」の求人は12月1日までに応募書類が応募先に届いていなければなりません。一方、「12月1日消印有効」の求人に郵便局の窓口から発送する場合は、12月1日当日に発送しても問題ないということです。
ただし、消印はポスト投函を選ぶと当日中に押されない可能性もあります。
そのため、応募書類は可能な限り期限ギリギリの提出ではなく、余裕を持った対応が取れるようにしてください。
また求人募集の掲載から時間が経過しており、応募締め切りの記載がない時には、直接応募先に締め切りについて問い合わせてみましょう。
送付後の連絡
応募書類を郵送した時には発送を済ませた旨を、必ず連絡しなければいけないわけではありません。しかし、事前に応募先から指示を受けていた場合・やり取りをしていた場合は、発送報告をしても良いでしょう。
応募書類の報告メールは、応募書類の到着よりも早く相手に伝わるように発送当日中に送ります。
履歴書を郵送する際に気を付けること
履歴書郵送には、封筒や送付状のマナーのみでなく、郵送方法にも守るべきルールがあります。間違いがないように注意しましょう。
メール便や宅配便で送らない
履歴書は「一般信書」に分類される文書であり、メール便や宅配便で応募先に送ることが認められていません。
「応募書類在中」と書かれた封筒は発送時に詳細の説明を受けるはずですが、記載がなければ気づかずに発送されてしまいます。
メール便や宅配便で応募書類を応募先に送ると、応募先に「非常識である」「一般的なルールを知らない」などの悪い印象を与える可能性があるのです。
応募書類は「普通郵便」で郵送してください。
直接企業へ持参しない
「応募先が近隣にあるため応募書類を持参した方が手間が少ない」「直接手渡しして自分の熱意を伝えたい」と考えたとしても、応募書類の郵送が指示されている場合は直接応募先に行くべきではありません。
応募要項に記載された指示に従って応募書類を提出することは、応募者が最初に守るべきルールです。
自分の都合や判断で直接応募書類を持参してしまうような行為は、自分勝手でルールが守れない人間だと感じられる可能性もあるでしょう。
また、応募書類の郵送方法が募集要項で指定されている場合は、その指示に従ってください。
投函前にチェックするポイント
応募書類を投函する前には、以下のような最終チェックを実施してください。最後に応募書類に問題がないかを確認すれば、確認ミスによる失敗を防げるのです。
この最終チェックのポイントは、チェックリストとして活用すると良いでしょう。
必要書類はすべて揃っているか
応募書類を完璧に揃えたつもりになっていても、大切な書類が抜け落ちていることがないとはいえません。自分の行動を過信せずに、必ず最後に必要書類をチェックし直してください。
応募先によっては、履歴書や職務経歴書の他に、別途提出書類が指定される可能性もあります。
応募書類投函前には募集要項を再度確認しながら、必要書類に漏れがないかチェックしましょう。些細な心掛けがケアレスミスを防ぐでしょう。
履歴書のコピーをとっておいたか
履歴書を含む応募書類は発送前に全てコピーを残すべきでしょう。なぜなら、書類審査を通過して面接のチャンスを得た時には、履歴書や職務経歴書をもとに面接官から質問を受けるためです。
応募書類に何を書いたのかが明らかでなければ、面接対策がしにくくなったり、応募書類と自分の受け答えの内容に相違点が生まれてしまったりするでしょう。
また、多くの企業では不採用の応募者に応募書類を返送していません。特に履歴書を手書きで作成した場合は、手元に自分が提出した履歴書が残らないのです。履歴書がなければ、自分が不採用に至った原因を検討することも難しくなります。
このような理由から、応募書類は郵送前に全てコピーしておく習慣をつけてください。
送付状をつけたか
ビジネスの場では基本的に、書類郵送時に必ず送付状を付けるものです。
送付状がない応募書類は、応募先に挨拶なく送りつけたような印象になってしまい、「マナー違反だ」「ビジネスマナーを知らない」と感じる採用担当者もいます。
しかし普段から送付状を付ける習慣がない方は、送付状の存在そのものを思いつかなかったり、忘れてしまったりする傾向があります。
応募書類には、必ず送付状を最初に目に付く順番で添付してください。
封筒に誤字脱字がないか
会社名はもちろん、住所や人名の中には普段聞きなれない・書き慣れないものも存在します。そのため、気をつけていても些細な思い込みにより誤字脱字が生まれてしまう可能性があるでしょう。
封筒は記載時・記載後のみでなく、書類発送前にも誤りがないか最終チェックをしてください。送付先を応募要項から書き写した場合には、最後に再度確認しましょう。
封筒の切手は料金不足ではないか
封筒の切手に料金不足があると、受け取り先である企業が不足金額を支払ったり、または自宅に応募書類が返送されて締め切りに間に合わなくなったりします。
特に、応募先に料金不足の郵送費を支払わせるような問題があってはいけません。
自宅で応募書類の重さを計測して適切な金額の切手を用意しても良いですが、より確実に料金不足のリスクをなくすためには、応募書類は郵便局の窓口から発送するべきです。
郵便局の窓口では、スタッフがサイズと重さに適した金額の切手を選択することから、料金が不足する心配はありません。また、持ち込んだ日の消印で書類が郵送されます。
まとめ
完璧な応募書類を作成しても、郵送方法を誤ってしまう・マナー違反をしてしまうと、自分の評価に悪い影響を与える可能性があります。
転職活動で応募書類を郵送する際には、この記事で紹介したようなポイントとルールを守ってください。
一つひとつのポイントを丁寧に確認すれば、誤りのない方法で応募書類を郵送できるでしょう。
