書類選考を通過して面接のチャンスを得た時に送る日程調整メールは、応募先に丁寧かつビジネスマナーを守れる人間としての印象を与えながら、なるべく早く希望の日程を伝える必要があります。
さらに、内容だけでなく相手に与える印象にも注意して失礼のないようにしなくてはいけません。
今回の記事では、面接の日程調整メールの書き方と例文を紹介しましょう。
面接の日程調整は早めに返信すること
面接の日程調整メールは可能な限り早めに返信しなければいけません。自分がどんなに忙しい状況でも、優先するべき事項です。
なぜなら連絡が遅れると、希望の日程が埋まってしまう可能性があるだけでなく、先に他の応募者の内定が出ることも考えられるためです。
スケジュールの見通しが立たず返事が難しい時には、謝罪と理由を説明した上で「○月○日までに連絡させていただきます」という連絡をしておきましょう。
日程調整メールの書き方のポイント
ここからは、実際に面接の日程調整メールを書く時に知っておくべきポイントをまとめました。
件名は具体的にわかりやすくする
面接の日程調整のメールには、メールを開かなくても内容が分かる件名をつけてください。
メールの件名で内容を説明する取り組みはビジネスメールの基本でもあります。
メールを受け取る採用担当者は通常業務を行いながら、多くの応募者の対応も担当しています。相手に与える労力を少しでも減らすべきでしょう。
具体的には「面接日程についてのご連絡／自分の氏名」のような件名にしてください。
返信は「Re：」をつけたままにする
電話で面接日程についての連絡を受けることもありますが、ほとんどの場合は応募先から面接日程の案内をメールで受け取り、そのメールに返信する形で面接の日程調整メールを送ることになるでしょう。
返信機能を使用してメールを作る時は、件名に「Re:」という返信メールを意味する記号が自動的に表示されます。「Re:」は消すことも可能ですが、そのまま残して「Re:面接日程についてのご連絡／自分の氏名」のように「Re:」の後に件名を作成してください。
「Re:」は返信の都度増えるため、採用担当者と何度もメールを送り合うと「Re:Re:Re:Re:」のような表示になります。その場合は件名を短くする目的で1〜2個以降の「Re:」を削除しても良いです。
なぜ「Re:」を残しておくかと言うと、相手からのメールに対しての返信である事実が伝わりやすくなるからです。
同様に、相手から送られてきたメールの本文もそのまま残して返信をすれば、相手が何のメールに対しての返信であるかを自分の送信メールを見て確認する手間が省けます。
メールの構成に気を付ける
ビジネスメールには守るべき構成があります。構成の基本を理解していれば、正しいメールが作成出来るでしょう。
1.宛先
メールの冒頭には宛先を記載します。面接の日程調整メールでは「株式会社〇〇人事部〇〇〇〇様」のような宛先になるでしょう。会社名・部署名は略さず、担当者名の間違いに注意してください。
採用担当者名や部署名が明らかになっていない場合には、先ほどの宛先の名称部分を「採用ご担当者」に変更します。
2.挨拶と自己紹介
面接調整メールに長い挨拶は要りません。初回は「お世話になります」2回目以降は「お世話になっております」と書いてください。
また、その後に自分の氏名を続けます。大学生の場合は大学名も加えておきましょう。
3.お礼
面接の日程希望を伝えるよりも先に、まずは面接のチャンスを得たことについてお礼の気持ちを書きましょう。
「このたびは面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます」などの簡潔な文章で構いません。
4.本文
丁寧かつ簡潔に面接の希望日を伝えます。箇条書きなどを用いて相手が読みやすいように工夫しましょう。
5.締めの挨拶
本文の最後には「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」のような締めの挨拶を記入します。
6.署名
メールの最後は、誰からのメールであるのかを担当者に伝えるための署名欄を用意します。署名は本文と区切る目的で「—————」や「==========」などの記号で囲むことが一般的です。
毎回自分で入力するのではなく、メールソフトの署名設定を活用すると良いでしょう。
面接の希望日を決める方法
応募先から面接日の指定がなく面接希望日を自分で伝える時には、相手がスケジュールを組みやすいように面接希望日時を3つ以上提示しましょう。
日付だけでなく、時間帯の指定がある・終日可能などの希望も書いておいてください。
ケース別の日程調整メールの例文
次に、面接の日程調整メール例文を状況別に紹介しましょう。
[ケース1]企業から面接日程を指定された場合
株式会社○○
採用ご担当者様
お世話になります。○○○○（自分の氏名）と申します。
面接予定日のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご連絡いただいた日程の中では、下記の通りの日時で面接を希望いたします。
1.○月○日（月）13:00〜
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
================
[ケース2]企業から面接希望日程をたずねられた場合
株式会社○○
人事部採用担当者様
お世話になります。○○○○（自分の氏名）と申します。
面接の日程についてのご連絡、誠にありがとうございます。
下記のように面接の希望日を連絡いたします。
1.○月○日（月）午前中
2.○月○日（火）14時～17時
3.○月○日（水）終日
上記の日程でお願いできますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
[ケース3]企業から提示された日程が合わない場合
株式会社○○
人事部○○様
お世話になります。○○○○（自分の氏名）と申します。
面接日程についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご連絡いただいた日程では都合が悪く、面接に伺うことが難しい状態です。
大変申し訳ございませんが、下記の日程で調整いただくことは可能でしょうか。
1.○月○日（月）午前中
2.○月○日（火）14時～17時
3.○月○日（水）終日
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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氏名
住所
電話番号
メールアドレス
================
[ケース3]決定後に日程を変更してもらう場合
株式会社○○
人事部採用担当者様
お世話になっております。○月○日○時より面接を予定しております○○○○（自分の氏名）と申します。
大変恐れ入りますが、以前ご用意いただいた面接の日程で伺うことが難しくなりました。
申し訳ございませんが、下記の日程で再度面接日を調整いただければ幸いです。
1.○月○日（月）午前中
2.○月○日（火）14時～17時
3.○月○日（水）終日
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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日程調整メールを送る際はマナーを守ろう
ビジネスメールでビジネスマナーが守れない人材は、不安要素がある人材として評価されてしまいます。
面接前からマイナス評価を受けた状態になることは避けるべきでしょう。
面接調整メールの書き方に迷っているという方は、この記事で紹介したポイントや注意点を意識してください。
まとめ
日程調整メールは自分の評価につながる事柄です。そのため、ビジネスメールのマナーを守りながら面接日程調整メールを可能な限り早く返信をしなければいけません。
件名・内容に十分注意し、面接担当者に良い印象を持ってもらえるようにしましょう。
ビジネスメールが苦手と感じているのなら、この記事で紹介した例文を活用してください。
