ペーパーレス化は紙の使用を減らして地球環境を守るという目的で推進されていますが、その他にも多くもメリットが得られる取り組みです。そのメリットが十分に理解出来れば、よりペーパーレス化の重要性が分かるでしょう。
今回の記事ではペーパーレス化についての基本的な知識とメリットとともに、ペーパーレス化の成功事例をまとめました。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とはその名前通り紙の使用を減らす・なくす行為を指しており、ビジネスの場では書類や資料を電子化するなどがその具体的な取り組みです。
本来ならパソコンで作成したデータを印刷せずに画面上で確認すれば、データを印刷する必要はありません。しかし印刷後の書類に押印する・保管するなどのルールが企業内・部署内で定められている状態では、非常に多くの紙を使うことになるのです。
ペーパーレス化を進めるためには今あるワークフローを見直し、電子化して保管可能なものは印刷しないというルールを構築しなくてはいけません。
また、既にある紙データをスキャンしてデジタル化すれば、書類の保管にかかる労力も大幅に減らせるでしょう。
このようなペーパーレス化の動きはビジネスの場だけに留まらず、社会的に定着しつつあります。本や雑誌ではなくデジタル書籍を選択する・入場券やクーポンがデジタル化するなどが、その具体例です。
そのため私たちは、知らず知らずのうちにペーパーレス化の波に乗っていると言えます。
ペーパーレスの対象となる書類
ペーパーレス化をどんなに進めても、全ての書類を電子化することは出来ません。一部の契約書や免許類など紙で保管しなくてはいけない書類も存在するのです。
ここでは、ビジネスの場でパーペーレスの対象となる書類について説明しましょう。
会議資料
会議を開く際に参加者全員分の資料を印刷する・整えて閉じる・会議室に並べるなどの作業は非常に非効率なだけでなく、多くのコストも無駄にしています。会議資料を電子化すれば、会議前に資料を送付することも容易に行えるのです。
ペーパーレス会議なら、オンラインミーティングも導入しやすくなるでしょう。
ビジネス文書
業務を進める過程では多くの紙が印刷・保管・管理されます。これらの書類を電子化することで、業務全体の効率化が期待出来るでしょう。
また、電子帳簿保存法改正によってデータで受け取った請求書や領収書などの書類は印刷しての保管が認められなくなったため、法律を遵守する目的でもデータの電子化を進める必要があります。
パンフレットやチラシなど
企業で作成するパンフレットやチラシなども電子化可能な書類の一つです。電子データであれば内容に変更があった時にも迅速な対応が可能で、古いパンフレット廃棄するなどの手間もかかりません。
またオンラインからデータを閲覧・ダウンロード可能な状態にしておくことで、顧客は自由に企業や商品の情報を確認出来るでしょう。パンフレットやチラシという形で客先に渡した情報が時間の経過とともに古くなってしまう問題も防げます。
ペーパーレス化のメリット
次に、ペーパーレス化を進めることで企業が得られるメリットについて説明します。
手間の削減
電子化されたデータは簡単に検索可能になり、膨大な資料の中から必要なデータを探すために多くの時間を割いてしまうような問題がなくなります。
また、そもそもデータを印刷する・ファイルに閉じる・管理する・承認先に届けるなどの作業も全てパソコン上で簡単に行えるようになり、業務を効率化出来るのです。
オンライン環境で共有データを管理すれば、テレワーク時にも欲しいデータがすぐ手に入るでしょう。
コスト削減
紙の書類を印刷・管理するには多くのコストがかかります。具体的には、印刷代・紙代・印刷機器のメンテナンス費用・管理に必要なファイルなどにかかる費用・保管スペースの管理費用・書類の郵送費用・文書の破棄費用などがその例であり、この作業のための人件費も必要です。
特に非常に多くの書類を保管しなくてはいけない業種では、書類保管庫が不要になることでオフィスの縮小も実現可能でしょう。
修正・共有が容易に
印刷してしまった書類の内容を変更するためには多くの労力が必要になりますが、電子化されたデータはすぐに最新の情報を共有可能です。
また、共有もスピーディーに行え、ツールによっては複数のメンバーで共同編集が可能なものもあるのです。担当者同士で何度も書類を送り合うようなことがなくなり、テレワークでも社内にいるような感覚で業務を進められます。
セキュリティの強化
企業にとって情報漏洩はこれまで培ってきた信頼を失う可能性がある大きなリスクですが、紙の文書の紛失・盗難があれば、重要な情報が容易に漏れてしまうでしょう。
電子化されたデータにアクセス権限・閲覧権限を設ければ、特定の人物のみが該当データを扱えるようになります。ログ管理をすることで、データの閲覧・編集履歴も記録されるのです。
環境保護・SDGｓに取り組みによる企業イメージが向上
限りある資源で出来ている紙を無駄に消費しないことで、環境保護・SDGsの取り組みをしている企業として社会に認知されます。ペーパーレス化は企業のイメージアップにもつながるのです。
ペーパーレス化の成功事例
最後に、ペーパーレス化を成功させた企業の成功事例を紹介しましょう。
長野県長野市
頻度の多い会議に使用されていた会議資料のために多くのコストと手間がかかっていた長野市では、書類管理に必要なスペースのせいで執務環境が悪いという問題を抱えていました。
会議資料を全員分印刷することをやめノートパソコンや大型ディスプレイで共有し、会議資料の準備時間の大幅な短縮や紙の保管スペースの縮小を成功させています。
参考：「1https://www.soumu.go.jp/main_content/000152619.pdf
JAきたそらち
北海道中央部を区域とするJAであるJAきたそらちは、年間約8万枚もの紙資料を作成する・管理する・差し替えるなどの手間とコストをかけていました。
タブレット型PCを導入してペーパーレス会議システムを使い、その膨大な紙資料を電子化させたことによって、コストダウン・業務効率化を実現したのです。
参考：https://sidebooks.jp/case-study/report.php?date=2020-09-09&name=kitasorachi
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
伊藤忠テクノソリューションズはペーパーレス化が期待するように定着出来ていない状態を問題視し、オフィス移転のタイミングで緊急性・閲覧頻度の低い資料を廃棄または倉庫へ移動させることにしました。
電子化作業をアウトソーシングするという取り組みによって、短期間で30万枚の書類を電子化しただけでなく、必要な書類を検索しやすい仕組みを構築して電子化のメリットを最大限に活かしています。
参考：https://logmi.jp/business/articles/326180
電通ランウェイ
電通グループの広告会社である電通ランウェイでは、紙書類がテレワークの足枷になるという問題を抱えていました。文書管理機能も併せ持つツールを挿入して紙中心の社内手続きを電子化させ、従来2〜3日かかっていた社内手続きを当日中に済ませられるようになったのです。
その結果、情報共有のスピードも高まりテレワークが進めやすくなりました。
参考：https://www.mitoco.net/case/d-runway
まとめ
ペーパーレス化を進めることで、企業はコスト削減・業務効率の向上・セキュリティ強化・イメージアップなど多くのメリットが得られます。
紙の書類に慣れている社員の中には苦手意識を持つ方もいる可能性がありますが、使いやすいツールの導入によってスムーズにペーパーレス化を実現出来るでしょう。
自社に最適なペーパーレス化の促進方法について考えてみてください。
