企業に提出した履歴書は、採用の場合・不採用の場合でその扱いが変わります。一部の企業では不採用時の履歴書を応募者に返却しているものの、返却をせずに保管する企業も多いのです。つまり、企業が合否決定後に履歴書をすぐ破棄することはありません。
また、履歴書の保存期間にもルールが定められています。今回の記事では応募者から集まった履歴書を企業がどのように扱うのかについて詳しく説明しましょう。自分の履歴書の扱いが気になるという方は、ぜひ参考にしてください。
企業が履歴書を保管する目的
冒頭でもお伝えしたように、採用・不採用に関係なく企業が応募者の履歴書をすぐに破棄することはありません。ここでは、企業が履歴書を保管する目的について説明しましょう。
履歴書に記載された個人情報を保護する
履歴書には学歴・職歴・出身地や生年月日など多くの個人情報が含まれています。履歴書を受け取った相手は個人情報取扱事業者に該当し、個人情報保護法を厳守して適切に取り扱うことが義務付けられます。
つまり企業は現在企業に勤めている従業員だけでなく、退職者や採用をしていない相手の個人情報も保護しなくてはいけません。
しかし、企業に勤めていない退職者・不採用者の履歴書を何十年もの間保管することは現実的ではないでしょう。そのため、履歴書にはその状況に合わせて保管期間が設定されています。その保管期間については後の章で詳しく説明します。
個人情報の事実確認
残念ながら、採用を得るために履歴書に嘘を書いてしまう人はいます。嘘のある経歴は経歴詐称に該当し、解雇・内定取り消しの理由として認められる場合もあります。この際に有効な証拠になるのが応募に受け取った履歴書です。
逆に考えれば、企業が履歴書詐称によって損害を受けたとしても肝心の履歴書がなければ、適切な対処が取れなくなってしまいます。
つまり企業は経歴詐称の被害を最小限に抑える目的で、履歴書を保管する必要があるのです。
履歴書の返却希望に備えている
応募時に受け取った履歴書のうち不採用者の履歴書の扱いは、企業によって変わります。具体的には「不採用者の履歴書は返却する」「希望者のみに返却する」「希望があっても返却せずに保管する」この3パターンに分けられるでしょう。トラブルを未然に防ぐために、応募要項に不採用時の履歴書の扱いについての説明がある企業も増えています。
履歴書の返却不可・希望者のみに返却と決めている企業であっても、採用決定後すぐに履歴書を破棄することはありません。企業ごとに定めた期間は履歴書を保管しているのです。
また、返却コストや労力節約のため・誤配送による個人情報流出を防ぐため・選考段階で選考に関わる書き込みをしているためなどの理由から、応募者から申し出を受けても不採用者の履歴書を返却しないと決めている企業も存在します。
履歴書の保管期間
履歴書の保管期間は採用の有無・企業への在籍の有無で変わります。ここでは、それぞれの違いについて説明しましょう。
採用者の場合
採用者の履歴書は企業に在籍中ずっと保管され、退職後もすぐ破棄することが出来ません。なぜなら、労働基準法にて履歴書の一定期間の保管が義務付けられているためです。具体的には企業は退職の日から5年間、退職者の履歴書を保管する義務があります。また、在籍中に亡くなった従業員の履歴書も、死亡日から5年間の保管が定められています。
労働基準法の改正前までは3年間の保管が定められていましたが、令和2年からは5年間に延長されました。ただし、法改正の移行期間として「当分の間は3年間の保管」が認められています。どちらにしても、退職後の履歴書はしばらくの間企業に保管されるということです。
不採用者の場合
一部の企業では不採用者に履歴書を返却していますが、返却をせずに保管する企業も少なくありません。
不採用者の履歴書は労働基準法などによる定めはないものの、不採用者からの返却希望に応えるなどの目的で、一定期間は履歴書を保管しているのです。多くの企業は半年間程度の期間、不採用者の履歴書を保管します。
不採用時の履歴書の保管期間について応募要項に記載がある企業も増えていますが、明らかにして欲しいという方は直接確認しても良いでしょう。
履歴書の保管方法
履歴書は個人情報が含まれる重要な書類です。そのため企業は個人情報の流出を防ぐ目的で、履歴書を厳重に保管しなくてはいけません。ここでは代表的な履歴書の保管方法を紹介しましょう。
履歴書を紙で保管する
紙のまま履歴書を保管する方法は、最も一般的だと言えます。施錠された場所に保管して取り扱い可能な担当者を限定すれば、個人情報を適切に保護出来るでしょう。
ただし紙の履歴書保管には、該当の担当者以外が履歴書を見てしまう・履歴書を紛失してしまう・履歴書を破損してしまうなどのリスクが存在します。また、従業員が多い企業では、紙の履歴書の管理に多くの労力やコストが必要になるでしょう。五十音順に並べるなど管理の工夫をして、検索性も維持しなくてはいけません。
履歴書を電子化して保管する
履歴書を電子化し、社内のデータベース・クラウドなどに保管する方法です。具体的には履歴書をPDFファイルに変換する企業が多いでしょう。
適切な管理が行われず、個人のパソコンに履歴書の情報が保管される・USBメモリなど誰でも持ち出し可能な媒体に保管されるようなことがあると、個人情報流出につながる恐れがありますが、万全のセキュリティを確保し管理者を限定すれば、非常に高いセキュリティで個人情報を管理出来ます。
フォルダ管理やファイル名を工夫することで検索性に優れた履歴書管理可能なため、従業員数が多い企業での履歴書保管に適しています。
また、履歴書管理に特化したシステムも数多く開発されており、さまざまな企業で履歴書の電子化が進めやすくなったと言えるでしょう。
返却された履歴書に扱いに注意
不採用になってしまった応募先から履歴書を返却してもらった時も、その履歴書を他の応募先に使い回してはいけません。履歴書は多くの人の手に渡った上で返却されるため多少のシワがつくものです。使い回し感のある履歴書を受け取った採用担当者は、応募者に悪い印象を持ってしまうでしょう。
履歴書は応募先ごとに志望動機などを変更し、応募の熱意が伝わる内容に変えるべきです。履歴書の作成には多くの時間と労力がかかりますが、一社一社きちんと新しいものを用意するようにしてください。
また、履歴書の返却対応を行なっていない企業に提出した履歴書を受け取ることは、難しいという事実をしておいてください。どうしても履歴書を返却して欲しいという方は応募要項や問い合わせをして事前に確認しておきましょう。ただし、選考前に不採用時の話をすることで、採用担当者に後ろ向きなイメージを持たれてしまう恐れがあります。
まとめ
企業が履歴書をどのように扱っているのか、その状況別の保管期間を含めて説明しました。
個人情報保護が重要視されている今では、返却されなかった履歴書もきちんと管理され、シュレッダーまたは機密情報を安全に処分する専門業者を使って個人情報流出がないように破棄されています。そのため、個人情報の管理に不安を感じる必要はないでしょう。
自分が提出した履歴書がどのように扱われるのかを知り、安心して転職活動を進めてください。
