履歴書をメールで送る方法！メール本文の書き方やセキュリティ対策を解説

以前までは履歴書は紙のものが一般的で、郵送または持ち込み以外の提出方法がありませんでしたが、今では履歴書をメールで送る機会も増えました。

履歴書のメール添付によって迅速かつ手軽に履歴書を企業に送れるようになったと言えますが、履歴書の内容ではなくメールのマナーやルール違反で採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

この記事では、履歴書をメールで送る際に知っておくべきことをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

履歴書をメールで送る際の件名・本文

履歴書をメールで送る場合には守るべきマナーがあり、マナーが守られていなければ採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。どんなに丁寧かつ正確な履歴書を作成しても、それでは意味がありません。

まずは履歴書をメールで送る際のメールの基本を紹介しましょう。

メールの件名

履歴書を送るメールの件名は、件名だけを見て内容が把握可能できて簡潔なものが望ましいです。

「ご確認お願いします」「はじめまして」などではなく「【履歴書送付】△△職に応募いたします／〇〇〇〇（自分の氏名）」「履歴書送付の件／〇〇〇〇（自分の氏名）」と書くようにしてください。

本文の構成

メールの本文は次のような構成にします。

宛先

採用担当者名が分かるのであれば、会社名や部署名の後に正確に相手の氏名・役職を記載します。採用担当者名が分からない場合には会社名・部署名の後に「採用ご担当者様」と記載しましょう。

氏名

自分の氏名と共に簡単な自己紹介を記載します。

要件

メールの目的は履歴書添付（応募）であることを簡潔に伝えます。

結び

面接の機会を得るための一言添えましょう。

署名

自分の氏名を再度記載し、連絡先として住所・メールアドレス・郵便番号などを記載します。氏名の読みが難しい方は読み仮名も使うと良いでしょう。

メールの例文１（企業にメールで応募をする場合）

まずは企業にメールで直接応募をする場合の例文を紹介します。

メールの例文２（企業から履歴書を送るように指示があった場合）

次に、企業からの指示を受けた上で履歴書をメール添付する際の例文を紹介します。

メールで送付する履歴書に写真を貼付する方法

履歴書をメールで送る際には履歴書用の写真をデータ化し、履歴書データに貼り付けることになります。ここではメールで履歴書を送る際の写真の添付方法を説明しましょう。

履歴書に貼る写真をデータ化する方法

履歴書に貼る写真をデータ化する方法には次のようなものがあります。

方法１　写真をデータ化してくれる写真館で撮影する

メールによる履歴書送付が一般的になった今では、写真館で撮影する履歴書の写真にデータがついてくるかオプションサービスとして用意されていることが多いです。店舗によっては、メールで送るのに最適なサイズに加工してくれる場合もあるでしょう。

方法２　データ化対応のスピード写真を活用する

街中にあるスピード写真機の中には撮影した写真をデータ化出来るものも存在します。ただし対応機種が限られるので、事前に確認が必要です。

方法３　スマホやデジカメで撮影した画像を取り込む

スマホやデジカメを使って撮影した画像を取り込み、調整して履歴書の写真として活用することも出来ます。光の加減や影はもちろん、適切な背景が用意出来ない可能性があるため、キレイな仕上がりを求めるのは難しいでしょう。

方法４　写真をスキャンして写真データにする

撮影済みの写真をスキャンしてデータ化することも出来ますが、画質が悪くなる可能性が高いです。

写真データを履歴書データに添付する方法

写真データが手に入ったら、履歴書にそのデータを添付していきます。

WordやExcelを利用している場合は、写真を挿入したい場所で「挿入」をクリックした後に画像を選択しましょう。写真の四隅をクリックしてサイズを調整すれば完了です。同時に画像の明るさや暗さも整えられます。

履歴書作成アプリを活用している場合は、そのツールに合わせた方法で写真を挿入してください。

履歴書データのファイル形式・ファイル名

履歴書は第三者が加工出来ないファイル形式で、かつどのような環境下でも確認出来ると良いことから、特別な指定がない限りはWordなどのソフトで作成した場合でもPDF化してからメールに添付します。

PDF化の方法はWord・Excelの場合、「別名保存」でファイル形式の中からPDFを選択するだけで完了します。この際にファイル名も内容が分かりやすいものにしてください。

「2022-02-02履歴書　〇〇〇〇（自分の名前）」のように提出日をファイル名に含めておくと、履歴書の管理が行いやすくなります。

メール送付時のセキュリティ対策

履歴書は多くの個人情報が記載された重要な書類であり、その履歴書の扱いが正しく行えていない応募者は採用担当者にセキュリティに関する意識が低いと思われてしまう可能性があります。

自分の個人情報を守るためにも、履歴書をメールに添付する際には万全のセキュリティ対策を施しましょう。

パスワード付きのZIPファイルを作成し、別のメールでパスワードを伝える

ZIPファイルとして送信するファイルを圧縮し、解凍のためのパスワードを別のメールで伝える方法は、重要な内容のメールを送る際によく用いられています。

ただし、メールの情報全てが盗まれてしまった場合にはパスワード付きのメールも容易に確認可能なため、セキュリティ対策として万全とは言えないという意見があることも知っておきましょう。

macの場合

macを使用している方は、まずファイルを右クリックし「圧縮」を選択して通常（パスワードなし）のZIPファイルを作成します。

次に「ターミナル」を開きます。ターミナル上で「zipcloak＋半角スペース」と入力し、パスワードを付けたいZIPファイルをそこにドラッグ&ドロップして「enter」を押してください。
「Enter password:」という表示が出たらパスワードを入力して「enter」を押しましょう。「Verify password:」という表示でパスワードの確認があるので、再度パスワードを入力して「enter」を押せば完了です。

「ターミナル」の場所が分からない方は検索をかけると良いでしょう。

Windowsの場合

Windowsでは以前まで手軽にパスワード付きのZIPファイルが作成出来ましたが、現在その機能は標準ではありません。そのためパスワード付きのZIPファイルを作成するには、無料または有料のソフトを利用する必要があります。

無料の圧縮ソフトでは「Lhaplus」や「7-zip」が代表的なソフトです。ファイルを右クリックするだけでパスワード付きのZIPファイルが作成できます。

クラウドストレージを活用する方法も

現在では無料で使用可能なクラウドストレージサービスがいくつもあり、中でもGoogleドライブ・OneDrive・Dropboxは多くの利用者がいます。

クラウドストレージサービスではインターネット上にファイルをアップロードしてアクセス権がついたURLを発行して相手に伝えることで、ファイルを共有できます。

情報を共有したい相手のメールアドレスにだけ閲覧権限を用意出来るため、非常に高いセキュリティが確保されるのです。

まとめ

メールで履歴書を送る際に知っておくべきことを分かりやすくまとめました。

丁寧かつ正確に履歴書が作成出来ていても、メールの内容や履歴書の送り方が間違っていると、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。

履歴をメールで送る際には、本文・件名はもちろんセキュリティにも配慮出来るようにしてください。