オンラインで履歴書を提出する際に、履歴書用の写真データの取り扱いについて少なからず迷いを抱いている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、オンラインで履歴書を提出する際にありがちな疑問点などをまとめて紹介しています。
少しでも完成度の高い履歴書作成を目指している人は、ぜひ本記事の内容をご参考ください。
履歴書の写真データをネット提出する方法
履歴書の写真データをオンラインで提出する方法を3点、紹介します。
- Web履歴書の場合
- エントリーフォームの場合
- PDF化した履歴書の場合
Web履歴書の場合
WEB履歴書の場合は、直接添付します。
添付のイメージは紙の履歴書と同じく、証明写真の欄に添付する方法です。
使用するソフトによって貼り付け方は異なりますが、枠の大きさが指定されている場合は、パソコンなどに取り込み済みの画像のサイズを調整して、枠内に収めるようにしましょう。
Excelを使用して作成した履歴書も同様に、あとで画像をオーバーラップさせて印刷できます。
エントリーフォームの場合
企業の採用ページからエントリーすると、便宜上、履歴書ではなくエントリーフォームへ必要事項を入力して提出するケースがあります。
エントリーフォームへの入力内容は、通常の履歴書とほぼ同じですが、証明写真の提出は、通常の履歴書とは形式が違います。
エントリーフォームでの証明写真の提出は、ファイルのアップロードと同じ方法です。所定の箇所からアップロードすると、そのまま提出完了します。
提出の際は、ファイル形式の指定や添付できる写真の容量の指定などがあるため注意しましょう。
手持ちの写真データが指定された形式と異なる場合、画像コンバーターなどで形式を変更する必要があります。
PDF化した履歴書の場合
PDF化したデータをメール添付で送付する場合、実際の写真を履歴書へ添付した後にスキャンなどでPDF化して送信する方法もあります。
その他、WEB上で提出した履歴書と別に写真のみメールにて提出を求められるケースもあります。
メールで送信できるデータ容量には制限があるため、場合によっては容量圧縮などの編集が必要なケースもあります。
ネット提出する履歴書の写真データを用意するには？
オンラインで提出する際の写真データはどのようにして用意すると良いのでしょうか。
写真撮影方法を3つ、注意点を1点紹介します。
- 写真館を利用する
- 証明写真機を利用する
- 証明写真アプリを利用する
- 写真をスキャンしてデータ化するのは基本NG
写真館を利用する
写真館やフォトスタジオのデータサービスを利用する方法です。写真館やフォトスタジオでは専門家の撮影にてアドバイスをもらいながら撮り直しができるため、より印象の良い写真に仕上げてもらえます。
姿勢や表情、身だしなみは、撮影の専門家の客観的な視点からアドバイスしてもらえるため、自分一人で撮影するよりも納得のいく写真に仕上がるでしょう。
写真データは、SDカードやUSGメモリなどの記憶媒体にデータとしてもらえます。データがあればプリントアウトするだけで何枚も複製できるため、撮影の手間は大幅に削減できるメリットがあります。
証明写真機を利用する
駅やモールなどに設置されている証明写真機を使う方法です。機種によってはスマホで写真データを取得できるものもあります。
証明写真機は、近くに写真館がない人や急ぎでWEB履歴書を提出したい人にぴったりです。
全ての証明写真機がデータ化に対応しているわけではないため、データ化ができるかどうか事前に確認する必要があります。
証明写真アプリを利用する
スマホの証明写真アプリを使ってデータ保存することもできます。スマホを使って撮影する場合は、背景に物が写り込まないように配慮しましょう。
光がうまく入らずに暗くなってしまう場合や、影になってしまう場合は、白い紙やレフ板を使ってうまく光をコントロールしましょう。
写真をスキャンしてデータ化するのは基本NG
プリンターを使って証明写真をデータ化する方法はやめておきましょう。
スキャンしたデータは、コピー機によっては写真専用台紙が使えないこともあり、実際の証明写真よりも大きめに印刷されてしまうことがあります。
その上、スキャンがうまく行かずに写真が傾く、画質が悪いなどということもあります。
証明写真の出来栄えが悪いと履歴書全体のイメージが悪くなってしまいます。写真をスキャンしてデータ化するのはやめておいた方が無難です。
写真データをネット提出する際のチェックポイント
写真データを添付する際に気をつけたい注意ポイントを5つ、紹介します。
- 画像サイズ
- ファイル形式
- ファイルサイズ
- 画質
- ファイル名
画像サイズ
企業によっては写真データを提出するときに、ピクセルという単位で画像の大きさを指定することがあります。
WEB履歴書で指定される証明写真のサイズは、「560pixel × 420pixel」または「600pixel × 450pixel」、縦横比率は4：3がほとんどです。提出の際は、画像サイズをよく確認しましょう。
ファイル形式
画像サイズと同じく、ファイル形式が指定されることもあります。指定されたファイルと異なる形式で提出すると、応募先企業がデータを確認できなくなる可能性があるため注意しましょう。
基本的に写真データは、JPGやJPEG、PNGで指定されることが多いです。
撮影データはそのほかの形式で渡されることは少ないため、あまり気にしなくても良いでしょう。
ファイルサイズ
ファイルサイズに指定がある場合、サイズオーバーしないように注意しましょう。ファイルサイズを超えてしまうとデータの送受信に支障をきたしてしまい、応募先企業にも迷惑をかけてしまいます。
ファイルサイズが大きい場合は、ファイルサイズ圧縮にてサイズダウンした状態で添付しましょう。高画質で撮影した画像はサイズが大きくなりがちなので注意が必要です。
画質
画像サイズやファイル形式、ファイルサイズを確認したあとは、画質を確認しましょう。よく撮れていたとしても、画質が悪ければ元も子もありません。
企業の指定に合わせてファイルサイズを変更していると、知らない間に画質が荒くなってしまい、画像の鮮明さが低下してしまうことがあります。
最終チェックでは、画質の確認も忘れないようにしましょう。
ファイル名
履歴書と別に画像データを送信するときは、写真データにファイル名を明記するのがマナーです。
基本的なファイル名は、氏名_提出日とするケースが多いです。
会社によっては管理のためにファイル名を指定する場合もありますので、その際は指定に沿ったファイル名を明記しましょう。
ファイル名を指定しているのに、間違った形式で送信すると思いの外、応募先企業の心象は悪くなります。送信の際は間違えないようによく注意しましょう。
ファイル名は、自分で書類や画像を管理するときにも役立ちますので、日頃から明記する習慣をつけておくと良いでしょう。
Web履歴書の写真データの貼り付け方
写真データをドキュメントに貼り付けて送信する方法を、WordとExcelを例にとって説明します。
【Word】
ワードを使ってWEB履歴書を作る場合、挿入タブにて画像を選択し、パソコンに取り込んでいる画像データをアップロードします。
Wordの画面上で所定の枠内に画像を合わせるように調整すると貼り付け完了です。
【Excel】
ExcelでWEB履歴書を作成する場合、挿入タブの図の中から写真を選択してデータを開きます。Excel上で、写真データのサイズ調整をおこない、顔写真の枠に合わせたら完了です。
履歴書をネット提出する際のビジネスマナー
履歴書をオンラインにて提出する際の、抑えておきたいマナーを4点紹介します。
- マナー①：指定のファイル形式に変換する
- マナー②：ファイル名は「履歴書＋氏名＋送信日」
- マナー③：パスワードを設定する
- マナー④：メールの件名は「履歴書送付の件/氏名」のみ書く
マナー①：指定のファイル形式に変換する
パソコンで作成したWEB履歴書を保存するときは、応募先企業の指定に合わせます。指定がないときは、PDFでの保存がおすすめです。
PDFデータであれば、書式が崩れたりデータが壊れたりする心配がありません。第三者の手が入らないため、安全性も確保できます。
マナー②：ファイル名は「履歴書＋氏名＋送信日」
ファイル名は前述のとおり、指定がなければ履歴書_氏名_送信日で統一しましょう。誰がいつ送った履歴書なのか、一目でわかると採用担当者が整理しやすくなります。
合否に直接関わるポイントではありませんが、採用担当者への配慮が伝わるでしょう。
マナー③：パスワードを設定する
履歴書には個人情報が含まれるため、メールで送信する場合はパスワードを設定しておきましょう。
パスワードの設定は相手へ一手間かけてしまうようにも思われますが、セキュリティ意識やITリテラシーのアピールポイントにもなります。
送信するメールには、パスワードは後ほど別メールにて送信する旨を記載します。職務経歴書やエントリーシートなどの応募書類を送信する場合も、別途ファイルへパスワードを設定しておきましょう。
マナー④：メールの件名は「履歴書送付の件/氏名」のみ書く
件名はシンプルに履歴書送付の件と氏名のみを記載しましょう。応募先企業は多くの履歴書を受け付けているため、件名を一目見ただけで内容を判断できるよう、配慮しておいた方が良いです。
まとめ
オンラインで履歴書や職務経歴書を提出する機会が増えるにつれ、写真データの作成や取り扱いに関する知識やマナーも必要とされるようになりつつあります。
基本的なことから意外と知られていないことまで、色々なマナーがあります。
就職活動や転職活動をスタートする前に、全体像を一度は把握しておきましょう。
少しの気遣いが明暗を分けることもあります。考えられる対策はすべて対応できるようにしておきたいところです。
